Update2024.04.16 (화)
열린토론의 바이블이자 표본인 타운미팅의 구성원은 매우 다양하고 효과적인 토론을 하려면 회의에 참가한 여러 사람들이 각자 적절한 역할을 맡아야 한다. 융합을 위한 열린 토론에서 필요한 역할은 다음과 같다.
열린토론에서 필요한 역할과 책임
스폰서(Sponsor)
먼저 타운미팅의 주제를 정하고 미팅에 참가할 팀원, 팀리더와 퍼실리테이터를 선정하고 타운홀미팅에서 의사결정을 하며 승인된 실행계획을 추진하도록 지원하는 역할을 하는 스폰서가 있다.
스폰서가 되는 사람은 조직의 최고경영자, 사업부의 경영책임자나 부서별 담당 임원이 해당된다. 타운미팅에서 스폰서의 역할은 미팅에서 다를 주요 주제나 과제를 결정하고, 결정된 과제에 대한 해결방안 도출에 대한 목표나 기대 사항을 참가자들에게 당부하고, 제안된 실행 계획의 추진여부에 대한 의사결정을 하며 추진되는 실행계획을 적극적으로 지원하게 된다.
스폰서로서 가져야 할 바람직한 자세는 타운미팅의 개념 및 목적 그리고 실천 주제에 대하여 분명한 인식을 가지고 있어야 하며, 타운미팅과 그룹활동을 통해 이루어지는 제안을 적극적이고 발전적으로 받아들이겠다는 확고한 의지가 있어야 한다. 따라서 스폰서는 오픈마인드를 갖고 주제와 관련하여 권한 범위 내에 있는 것과 권한을 초과하는 것을 분명하게 인식하고 있으며, 타운홀에서 즉시 의사결정 하겠다는 의지가 있어야 한다.
또한 프로젝트 추진팀이 제안사항을 실천하는데 필요로 하는 자원(시간, 예산, 자재, 사람 등) 등을 기꺼이 제공하며, 초기 성공 경험의 창출, 혁신 결과에 대한 보상, 사례발표 및 활용 등 실행을 위한 사후관리가 철저히 이루어 지도록 하여야 한다.
타운미팅에 참가하는 팀원들을 깊이 신뢰하고 팀의 제안에 귀를 기울여야 한다. 의사결정을 하거나 평가하기 전에 발표자의 의견을 귀담아 들어야 한다. 간혹 미흡하거나 부족한 결과가 나오더라도 부족한 점이나, 단점을 꼬집거나 질책하지 말고, 모두가 최선의 노력을 한 점을 인정해야 한다. 최상의 해결책은 아닐지라도, 아이디어 그 자체로서 귀중한 가치를 지님을 인정해야 하는데, 타운미팅은 팀원들간의 열린 토론과 의견수렴 과정이 결과만큼 중요하기 때문이다.
팀리더(Team Leader)
타운미팅을 이끄는 팀리더의 역할은 주제나 목표에 초점을 맞추어 참가자들의 의견이나 아이디어를 도출하게 만들고 다양한 의견이나 갈등을 합리적으로 조정하여, 회의가 추구하는 목표를 보다 효과적으로 달성하도록 돕는 것이다.
팀리더의 역할을 구체적으로 나열하면 다음과 같다.
1. 참가자들이 미팅의 목표와 니즈(Needs)를 제대로 인식하고 찾도록 돕는다.
2. 목표달성을 위한 올바른 미팅진행과 문제해결 프로세스를 따르도록 돕는다.
4. 참가자들이 더욱 효과적으로 참여하기 위한 분위기를 만든다.
5. 참가자들의 활발하고 적극적인 토의를 촉진시킨다
6. 참가자들 사이의 갈등과 커뮤니케이션을 효과적으로 조정한다.
7. 필요 자원들을 활용하도록 돕는다.
8. 자주적으로 문제를 해결하고 모두의 의견을 반영하여 최적의 해결안을 만들도록 돕는다.
9. 참가자들이 서로의 차이점을 인식하고 인정하도록 돕는다.
10. 목표를 달성하도록 도와주는 동시에 참가자 개개인이 긍정적이고 성숙된 경험을 하도록 안내한다.
팀리더는 팀원들간의 의견 대립이나 의사결정의 갈등을 관리하고 참가자들이 효과적인 기능과 역할을 발휘하도록 만드는 것이다. 갈등관리에는 이견을 조절하고 갈등을 최소화 하여 합의를 도출하여 합리적이고 전략적으로 문제를 해결하는 것이다. 팀리더의 효과적인 기능과 역할은 회의의 공동 목표를 달성하도록 하고, 이것을 위하여 상호 신뢰하여 개방적인 의사소통을 하도록 해야 한다.
이러한 역할은 바로 참가자들을 지원(Support)하고 코칭(Coaching)하는 것을 말한다. 여기서의 지원은 개인의 아이디어를 적극적으로 개진하게 만들고, 가지고 있는 모든 자원과 정보를 제공하고 효과적인 질문을 활용하여 다양한 관점과 방향으로 생각과 아이디어를 확장하도록 도와서 효과적으로 문제해결을 돕는 것이고, 코칭은 참가자들 모두의 의사소통을 촉진하고 갈등을 관리하고 적절한 피드백을 주고, 직급과 부서를 초월하여 치열하고 격의없는 열린 토론 과정을 통하여 그들이 복잡한 문제해결과 합리적 의사결정을 하는 방법과 노하우를 배우도록 돕는 것이다.
퍼실리테이터(Facilitator)
퍼실리테이터의 역할은 팀리더의 역할과 중복되거나 비슷한데, 타운미팅을 도입하는 초기에는 팀리더라도 타운미팅의 프로세스나 문제해결 도구, 그리고 퍼실리테이션 스킬이 미흡하므로, 전문적인 퍼실리테이터 교육을 이수한 사람들을 참여시켜 측면에서 제3자의 입장에서 팀리더의 미팅 진행을 돕는데, 향후에는 팀리더의 회의 리딩 역량이 향상되면 팀리더가 퍼실리테이터의 역할을 겸하게 된다. 따라서, 퍼실리테이터의 역할과 팀리더의 역할은 매우 유사하다.
따라서 팀리더의 역할에서 언급하지 못한 퍼실리테이터 역할을 추가로 설명한다.
서기(Recorder)
서기는 팀원들의 의견이나 아이디어를 정리된 문구로 플립차트나 화이트보드에 기록한다. 이때 서기가 자신이 이해한 것을 임의로 해석하여 기록하거나 요약하지 말아야 하는데, 그것은 나중에 팀원들이 서기가 기록한 내용을 참고할 때, 이해하지 못하여 추가의 설명이나 이해가 필요하여 시간의 낭비가 되기 때문이다.
따라서 서기는 발언자에게 벌언 내용을 한 문장으로 정리하도록 요청하여 그것을 플립차트에 기록한다.
서기의 글씨체는 팀원 중에서 가장 뒤에 앉은 사람이 육안으로도 볼 수 있는 정도의 크기와 정자체로 기록해야 한다.
팀원(Team Member)
팀원들은 자신의 의견이나 아이디어를 적극적으로 개진하고, 의견을 말할 때는 상황이나 배경 설명보다는 핵심적인 내용을 먼저 말하고 필요한 경우에는 부가적인 설명을 하는 방식으로 해야 한다. 왜냐하면 장황한 배경설명을 하다 보면 시간의 낭비도 많고 다른 사람들의 이해도도 낮아지기 때문이다. 장황한 배경설명을 하는 팀원들이 있다면 팀리더가 핵심내용이나 요약된 메시지를 먼저 말하도록 유도해야 한다.
열린 토론을 효과적으로 하려면 퍼실리테이션 역할을 겸한 팀리더가 되어야 한다. 조직이나 회사가 처음이나 초기에 열린 토론을 실시하는 경우에는 퍼실리테이터와 팀리더의 역할을 구분하여 훈련을 받고 실전 연습을 하지만, 반복하여 연습하거나 실전 경험이 높아지면 두 개의 역할을 겸하는 게 가장 이상적이다.
그래야 열린 토론은 매끄럽고 효과적으로 진행된다.
지금까지 열린토론을 효과적으로 진행하여 원하는 결과나 목적을 달성하기 위해서, 회의에 참가하는 사람들의 역할과 책임에 대해서 설명했다.
열린토론의 필요성과 중요성은 현재보다 미래에 더욱 필수적으로 요구되는데, 4차산업혁명 시대는 문제들이 더욱 복잡해 지고 다면적이라 어느 한 사람의 아이디어보다는 많은 사람들의 집단지성이 더 효과적이기 때문이다.
4차산업혁명 시대의 리더라면 팀원들의 다양한 생각과 아이디어를 난상토론을 통해 서로 부딪치고 섞이게 한 후에, 이것들을 다시 융합하고 하나로 모으고 창의적인 실행계획을 만들어 성과를 얻기 위해서 아이디어 발산과 수렴을 촉진하는 퍼실리테이션 스킬을 반드시 체득하여 활용해야 한다.
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