[사람과뉴스 = 오치훈 기자] 코로나19 여파로 재택근무환경이 많아지고 있는 가운데 회사에서도 회의실에 모여 얼굴을 맞대고 회의하는 모습을 보기 어렵게 됐다. 비대면방식의 미팅 즉, 원격 화상회의 방식이 많이 알려지며, 지난 4.16(목) 교대에 위치한 (재)글로벌스마트융합센터(이하 GSCC) 회의장에서 GSCC 임원들이 온라인 원격 화상회의 시연을 진행했다. 

 대중에게 많이 알려져 있는 화상회의 솔루션으로 구글 행아웃, ZOOM, 마이크로소프트 팀즈,등이 있다. 이런 화상회의 솔루션만 있으면 기존처럼 회의가 가능할까?

 먼저 결과적으로 기존 오프라인 회의만큼 온라인 회의는 쉽게 진행되지 않는다. 몇몇 대학교 온라인 교육에 관련한 기사에도 나왔던 것처럼 컨텐츠 준비나, 회의 진행자가 만반의 준비를 하지 않으면 엉뚱한 화면이 비춰지기도 하고, 진행자가 온라인 회의에 익숙하지 않아 분위기가 어수선 할 수밖에 없다.

 기존 오프라인 회의에서는 직접 얼굴을 보면서 회의를 하기 때문에 모든 참가자들이 적극적으로 참여하고, 열기와 긍정적 에너지를 몸으로 느낄 수 있어 성공적인 회의가 가능하다. 그러나 온전히 상사 또는 회의 진행자가 빅마우스(목소리가 큰 사람)라면 혼자 진행하고 결론까지 내리고 끝낼 수 있다. 회의에 참가한 사람들은 참석하는데 의미를 두고, 자기의견은 밝히지 않는 프리라이더(흐름에 따라가는 사람) 형태로 남는 경우도 많이 볼 수 있다.

 하물며 온라인 회의에서는 어떻게 될까? 직접 눈에 보이지 않고, 모니터 화면에만 의존해야 되기 때문에 회의참석자가 어떤 생각을 갖고 있는지 알기가 쉽지 않다.

 그렇기 때문에 화상회의를 한다고 해서 컴퓨터에 웹캠을 달고, 여러 솔루션 프로그램을 쓰는 것만으로 해결되지 않는다. 화상회의를 이끌어나갈 회의도구 활용방법과 퍼실리테이션, 즉 회의진행 촉진시키는 방법을 알아야 한다.

 이번 GSCC 회의에서 심재우 CCO(Chief of Creativity Officer)가 퍼실리테이션 역할을 하며, 원격화상회의시 필요한 협업도구 사용방법과 효과적인 회의 진행을 위한 퍼실리테이션에 대해 설명했다.

 심재우 CCO는 20년간 100개 이상의 외국계기업과 국내대기업 대상으로 “GE식 문제해결 퍼실리테이션 교육”과 “2A4 문제해결 퍼실리테이션 교육”을 실시한 최고전문가이다. 

 영상화면을 공유하는 화상회의 솔루션들은 말 그대로 소통도구일 뿐이고, 제대로 회의를 진행하기 위해서는 협업도구를 활용해야 되는 부분을 강조했다.

 일반적으로 떨어져있는 동료들과 메신저로 협업을 하지만, 소통이 잘 안될 때는 전화를 일일이 돌려 확인해야 한다. 아니면 결국 미팅을 통해서 해결해야한다. 불필요한 횟수가 늘어나면 자연스럽게 프로젝트의 능률은 떨어지게 마련이다. 이러한 단점을 해결해주는 것이 협업도구 이다.

 또한 협업도구가 필요한 이유는 말 그대로 온라인상에서 같이 작업을 할 수 있기 때문에 화상회의에서 보다 집중적으로 참여할 수 있는 효과를 가져올 수 있게 한다.

 앞으로의 회의문화는 시간 및 공간 효율성에 맞춰 언제든 실시간으로 회의가 가능한 온라인 회의로 전환될 경향이 많아지게 될 것이며, 현재 실시되고 있는 온라인 원격교육에도 협업도구의 활용과 퍼실리테이션의 역할이 점차 커질 것으로 기대된다.

#원격화상회의를 효과적으로 진행하는 퍼실리테이션 강의 프로젝트 [살펴보기]